Como organizar a papelada em casa? Capriche na triagem e distribua os itens por categorias. O essencial é que o acesso a cada um deles seja o mais intuitivo possível.

2

De tanto ouvir amigos comentando sobre a trabalheira que tiveram para encontrar os
documentos de que precisavam para declarar o Imposto de Renda, eu resolvi escrever este
post.

Aconteceu com você também? Então, se quiser tomar as providências necessárias para nunca
mais passar aperto quando precisar localizar um papel qualquer, a hora é agora! Lembrando
que, a partir de 2019, seremos todos obrigados a fornecer informações que, desta vez, foram
opcionais, como o cadastro do imóvel no IPTU e a sua matrícula em cartório, a área, o número
de Renavam do carro etc. É, está ficando cada vez mais complicado esse negócio…
Aí, é na organização que mora a diferença entre se descabelar e manter-se em paz. O primeiro
passo, na minha opinião, é o mais importante: definir as categorias em que a papelada será
dividida. E elas nunca são absolutas, mas precisam fazer sentido na sua vida, como comentei
no post sobre organização de arquivos digitais (para ler, clique aqui) – aliás, uma sugestão é
definir as mesmas categorias para as documentações digital e física.

Para mim, faz sentido ter as seguintes classificações: caixa de entrada, documentos em
atividade, contas a pagar, contas pagas, arquivo geral e notas fiscais/garantias/manuais. Bora
falar mais sobre cada uma delas?

A caixa de entrada é a maior aliada do processo de triagem que garante o sucesso do método
a médio e longo prazo. Gosto das caixas de correspondência de dois andares: o primeiro vai
receber todo e qualquer papel que entrar na sua casa; o segundo, só os que passarem pelo
processo seletivo e forem considerados realmente necessários – lembre-se de arquivá-los
corretamente de quinze em quinze dias ou mensalmente, no máximo. O destino daqueles que
não migraram para o andar de cima é ser rasgados e levados ao lixo reciclável.

Os documentos em atividade são aqueles que logo serão usados, como o protocolo para
retirar as roupas na lavanderia, a ficha de inscrição daquele curso que precisa ser preenchida
em breve, o telefone da moça a quem você vai encomendar um bolo na semana que vem etc.
Eles podem, simplesmente, ser mantidos na caixa de entrada até que cumpram sua função –
se não forem entregues a alguém, em algum momento precisarão ser arquivados ou jogados
fora.

Sobre as contas a pagar e os comprovantes de pagamento, você pode ver as dicas
que dei, bem esmiuçadinhas, em dois posts recentes.

Então agora vamos ao arquivo geral, nada mais do que aquele apanhado de documentos que
precisamos guardar, mas que provavelmente não serão necessários tão cedo: apólices de
seguro, documento de transferência do carro, contratos de compra e venda de casas e
apartamentos, registro no cartório de imóveis, históricos escolares, diplomas, comprovantes
de pagamento mais antigos, outros contratos, recibos de IR declarados etc.

 

Para organizar os papéis desse gênero, aconselho o uso de um arquivo de pastas suspensas,
identificadas por assunto – e pode ser de um jeito bem parecido com o que eu adotei para
elencar os tipos de documentos no parágrafo anterior. Ou seja, você pode ter as categorias
Apartamento (ou casa), Casa na praia, Carros, Ensino, IRPF etc. Como essas pastas são abertas
no alto, dá para manusear a papelada sem fazer nem um pingo de bagunça.
Uma categoria que merece uma caixa (ou pasta) exclusiva é a da papelada relacionada a
produtos e alguns serviços, ou seja, notas fiscais/garantias/manuais (inclusive os de
montagem de móveis, que podem ser muito úteis em caso de mudança). Você já reparou que
justamente esse tipo de papel costuma sumir do mapa quando precisamos dele? Pois trate de
impedir esse sumiço a partir de agora! 😉
Entendido? Quero ver todo mundo com os documentos em ordem e entregando a declaração
do IR muito antes do prazo no ano que vem, hein?!

Beijos,

Mica <3