Como organizar os arquivos digitais? Não deixe que a bagunça de fotos, textos e outros documentos no computador tome o seu tempo!

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Se entro em um ambiente desorganizado, fico agoniada, querendo arrumar tudo. Mas e
quando a bagunça não é visível? A desordem dos arquivos digitais pode até não incomodar os
olhos, porém, certamente atrapalha a produtividade.

Antes de iniciar a arrumação do computador, faça o backup dos arquivos — assim você evita
dor de cabeça caso apague algo importante sem querer. Aliás, trate de se acostumar: é
indispensável executar esse procedimento de segurança de tempos em tempos.
Precaução nunca é demais, então vale a pena criar sempre uma cópia em dispositivo físico,
como HD externo ou pen drive. E outra na famosa nuvem, que nada mais é do que um sistema
que guarda seus arquivos em servidores remotos, que podem ser acessados via computador,
smartphone ou tablet conectado à internet.
Para o arquivamento na nuvem, existem diversos serviços on-line que oferecem espaço de
armazenamento gratuito, geralmente com a opção de aumentá-lo mediante o pagamento de
mensalidade. Os mais conhecidos são Dropbox (2 GB gratuitos), OneDrive (5 GB gratuitos),
iCloud (5 GB gratuitos) e Google Drive (15 GB gratuitos).

Segmentação em pastas e subpastas

Feito isso, é hora de organizar. Comece criando pastas gerais — pense nelas como as
categorias principais em que separará seus arquivos. Pode batizá-las de Pessoal, Trabalho e

Finanças, ou de quaisquer outros nomes que façam sentido para você. Procure apenas não
exagerar na quantidade nesse momento, pois a ideia é iniciar com um grupo restrito de
categorias (cinco ou seis, no máximo) e, a partir delas, abrir subdivisões. Por exemplo: dentro
de Pessoal, você pode ter Fotos, Vídeos e Músicas; em Trabalho, é possível separar os projetos
Concluídos, Em Andamento e Futuros; em Finanças, pode incluir os documentos relacionados
a Imposto de Renda e Contas; e assim por diante.

Imagem: Oatawa/iStock 810455218

Sempre nomeie

Agora que já definiu o esquema, parta para os arquivos em si. Deixá-los com nomes genéricos,
como “IMG_0022.jpg” ou “comprovante.pdf”, dificulta a organização e a identificação. O ideal
é renomeá-los de modo a incluir data e descrição, como “2017_12_ferias_praia-01.jpg” ou
“2018_04_conta_luz.pdf”.
Ah, enquanto estiver olhando arquivo por arquivo, aproveite para fazer uma faxina, já que a
prática do desapego também vale para itens digitais — você não precisa de 20 versões daquela
foto da turma, e a maioria dos comprovantes de pagamento pode ser descartada após cinco
anos, como expliquei no post sobre organização das contas.

Área de trabalho do computador

Ela também pede arrumação, especialmente se você estiver entre os que costumam deixar o
desktop entupido de atalhos. Faça uma limpa, mantendo somente os ícones dos programas
que mais usa e de suas pastas principais. Afinal, com a nova organização, você não terá
dificuldades para achar o que precisa, certo? 😀

Arquivos temporários

De nada adianta ter todo esse trabalho se você não continuar realizando-o com frequência.
Portanto, lembre-se de organizar os arquivos novos. Caso não queira fazer isso a cada
download ou a cada e-mail com anexo, crie uma pasta Temporários e coloque lá o que for
chegando. Só não deixe acumular: comprometa-se a esvaziá-la semanalmente.
Ainda bem, há softwares que ajudam nessa tarefa, como o DropIt (compatível com PC) e o
Hazel (compatível com Mac). Eles “vigiam” o diretório escolhido e executam ações de acordo
com regras pré-estabelecidas. Por exemplo, você pode configurar o programa para transferir
os arquivos com extensão “jpg” para uma subpasta chamada Fotos Temporárias e os
documentos com extensão “pdf” para Comprovantes Temporários, além de renomear todos
de acordo com a data em que foram recebidos.

E o celular?

Bem, a mesma lógica de organização pode ser aplicada ao seu smartphone. Basta transferir
regularmente seus arquivos do aparelho para o computador. Assim, quando fizer o backup no
HD externo ou pen-drive e na nuvem (toda semana ou a cada 15 dias), eles também serão
copiados. E, assim como no desktop, mantenha a tela inicial do celular em ordem: agrupe os
aplicativos em categorias (Mensagens, Redes Sociais, Transporte etc.), deixe os que mais usa
em destaque e apague os pouco utilizados.

Gostou das dicas? Bora colocá-las em prática! Se você tiver de partir do zero, provavelmente
levará um bom tempo nessa tarefa, então planeje-se para cumpri-la até o fim. Você pode
estabelecer, por exemplo, que dedicará diariamente o período das 20h às 21h à arrumação
digital ou que reservará X dias de férias para isso. Tudo depende da sua disponibilidade.

Beijos,

Mica <3

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